谈谈企业如何进行合同管理

 一、当前企业合同管理乱象：

　　本人参与法律工作十余载，参与了许多企业的合同管理以及合同纠纷的诉讼与仲裁，合同管理内容包括分类、拟定、修改、谈判、审核、签订、归档等程序，现将在工作中发现的企业合同管理乱象归纳如下：（一）一些企业家法律保护意识淡薄，没有形成合同管理意识，甚至签订合同完全依靠口头协定，最终权利被侵害了，只能忍气吞声，自认倒霉；（二）一些企业家虽然有签订书面合同的意识，但对签订合同的方式及生效要件不了解，导致在维权过程中的不利；（三）一些企业家虽然重视合同的签订，但因为不专业，导致被利益遭受侵害，也屡见不鲜；（四）合同签订时虽然谨慎，但是对合同履行的监督不力，而导致纠纷发生，最终败诉并赔偿，合同的签订是否能够严格履行，必须考虑履行时间、履行能力及应收款回收等。例如，一个企业为了尽量拿到订单，与另外一个企业签订合同时，不考虑产品生产产品所需要的时间和对方对质量提出的几乎苛刻的要求，最终因未能在约定的时间内提供符合质量要求的产品，导致了大额的赔偿。另外，还有一些企业家对合同签订等形式上的东西足够重视，但对重要影响合同履行的内容没有引起重视，导致权利损害也是常有的事。上面这些情况，只是企业在合同管理中出现的比较常见的问题，其他对合同管理中的问题还真是不胜枚举。

　　二、企业合同管理的必要性：

　　企业对合同的管理具有必要性，原因如下：（一）企业必须在商言商，遵循规则规范办事，绝对不能纯粹凭企业家个人的爱好偏向处理管理方面的事情，包括合同管理等涉及公司生死攸关的问题。（二）合同管理是企业管理中的一部分，一个管理得好的优秀企业，势必合同管理一定做得足够的好，否则，绝对不会是一个管理得好的优秀企业。（三）合同管理是企业赖以长期健康安全发展的必要工具，一个企业若没有好的合同管理及法律意识，必定走不远，也壮大不了。（四）企业也应当遵循“害人之心不可有，防人之心不可无”的意识，而合同管理就是防人之心不可无的具体表现。2012年本人处理了甲企业的一个案件，甲企业系无锡一家冷轧钢材加工企业，当时苏州一家乙企业，向甲企业订购一批加工钢材，乙企业人员称其实力如何如何的雄厚，年加工量是如何如何的大，并带甲企业的老板去其公司考察。甲企业老板看到后认为其实力确实很雄厚，因为公司的面积很大，管理很正规，办公楼也是非常之气派，就为其进行生产、加工相应产品。鉴于，双方合同订立时，签订的付款方式是两个月月结，即付款时间差不多为三个月。在这三个月时间内，乙企业下了近百万元的订单，而三个月后，甲企业至乙企业催款，而乙企业一直借口不付。最终，双方通过诉讼方式解决，合同是用的乙企业提供的格式合同，管辖也在苏州。诉讼时才发现，乙企业虽然是甲企业老板去看的企业，但事实上，是一家贸易公司，而该家贸易公司名下没有任何房产和土地等固定资产，则完全是一个皮包公司。且该贸易公司通过这种方式，向全国几十家企业下订单，积欠其他企业共计上千万的货物。而这种情形，公安机关是不予立案的。这些企业也只能通过甲企业的方式诉讼解决，结果甲企业掌握了离乙企业几十公里的另外一个镇的银行账户，冻结了乙企业一笔保证金，亏了二十万元才解决了本案，听说其他企业还没有其这么幸运呢。所以企业一定要树立防人之心不可无的思想意识。

　　三、浅谈企业进行合同管理的几点意见或建议：

　　企业进行合同管理应当根据企业的规模、人员以及所涉及相关业务和性质等方面有针对性、倾向性。（一）规模性较大的公司应当完善合同管理，规范流程控制，设置合理高效的管理模式；规模较大，或者发生业务频繁的企业，应当配备专门的合同管理员，并且相应合同制定、修改审核及审批的严格流程。例如，一个合同订立比较频繁的企业集团必须要在集团公司设立专门的合同管理部门，而且可以根据业务的多寡在集团下的每个分、子公司设立专职合同管理员，负责拟稿、送审、解答、传递信息等任务；每份合同的签订，根据背景的不同，所需要关注的重点也不尽一致，合同内部审核人员审核比较常见、法律风险可控的合同；而对冷僻的、专业性较强的或者涉外的合同，还必须配备专业的外聘律师比行审核，并提出修改意见及风险提示，以供领导决策；（二）用工密集性企业，应当对用工管理相关的法律及合同管理更有针对性和专业性。例如，在《劳动合同法》实施了约七年的时间，还存在许多规模较大的企业，缺乏合同管理意识，与许多员工没有签订书面劳动合同情形，结果导致员工集体诉讼，并付出惨重的双倍工资的代价；（三）企业与霸王企业之间的合同签订应当慎重对待，所谓的霸王企业是指大型垄断企业、国有企业、部委企业或者签订合同具有一定优势的企业，其与小企业之间签订合同，通常都拟订了格式合同，对霸王企业的保护是完全的，充分的，一旦其制定的格式合同，基本所有条款都不允许改动，而在这样的情况下，小企业应当审时度势，争取修改合同权利，并且充分估算风险，若见险较大的则可以考虑如何化解，若风险大于利益，或对方要求过高，企业自己根据自身的实力，根本提供不了的，则需要考虑是否签订的问题。我们经常遇到小企业签订了这种合同，一旦最终需要诉讼或者仲裁解决，必定对小企业不利，而导致小企业的亏损甚至被迫关停的情况；（四）控制企业与被控制企业之间的交易则合同签订与管理程序则可以简化，若两个企业系控制与被控制关系，并且是母子关系，则其之间的合同则是为了应付税收或应付银行申请承兑汇票等方面的要求，则重视程度可以降低，但也要做到有据可查，并且条款不会发生歧义，毕竟该两个企业之间，不会违背决策者之间的意思，而且也有补救办法。另外，合同管理还需要配合一些资信调查、价格审计、应收款管理及合同履行情况监督等部分，才能充分运用合同管理给企业带来较好的管理效益。

　　四、合同管理中常见的并应当注意的几个问题：

　　（一）企业应当慎重对待担保。许多贷款企业向银行融资，而银行对贷款企业要求提供担保，由于许多贷款企业与担保企业之间往来频繁，甚至有一定的关联关系，处于情面，最终一些担保企业无奈为贷款企业提供担保，最终因为贷款企业投资失败，或经营亏损，无力偿还贷款，最终担保企业无奈替贷款企业偿还贷款，将自己苦心经营几十年的企业毁于一旦；也有些贷款企业需要资金，但不了解其他企业的情况，为这些不了解情况的企业进行联保，只要其中某一企业发生问题，则联保企业则替其偿还贷款。这种教训非常之多，但现在仍然发生在不少企业家身上。所以企业一定要慎重对待对外担保。

　　（二）作为合同管理的重要内容之一的，采购成本审计管理，应当提到企业家的管理日程上。影响企业利润的，很大原因就是成本，而企业的成本大部分来源于采购成本，不少小企业都由老板控制成本，所以这种情形倒不会出现问题。而企业规模扩大了，甚至变成了集团管理模式，仅靠老板是无法将所有的采购成本掌控在自己手中，故，企业必须采取一些采购成本审计管理，如货比三家制度，专门部门的调查比对制度，委托第三方调查比对制度等等。本人曾参与一个企业的价格审计调查，发现市场价格为11万元的成本，最终由采购部门采购价格达到50余万元的情况，因此，控制采购成本，最终能使企业在经营中立于不败之地。

　　（三）作为企业重要合同管理内容之一的应收款管理制度，企业也应当建立并贯彻执行。很多企业关注了合同管理的各方面的细节，但却对应收款管理未提上议事日程，最终导致企业关闭的情况也时有发生。本人于2011年曾与一小企业主谈到企业情况时，其称企业正蒸蒸日上，有不少利润，但在2014年年底就已被迫关闭。后来听朋友说，是因为该公司应收款上出了问题才被迫关闭的。账面上的利润达上千万元，但应收账款则超过了该利润，并且基本都成了呆死账。

　　另外，企业还应当对合同的履行情况进行监督管理，防止自己违约，或对方违约，尽早做好应对。企业应当关注履行的小细节，若自己有违约行为发生，则对应收款或承担违约金等方面处于不利地位，而这些都是影响企业经营的各方面。

　　综上，企业的合同管理是不可或缺的，企业家必须对合同的管理引起高度重视，并建立健全合同管理制度，使企业的管理日益完善，并使企业在发展壮大的道路上越走越远。