股东会召集最重要、最容易忽视的要点和细节……

【编者按】

股东会是公司最高权力机关，对公司的重大事项进行讨论和表决，依法形成的股东会决议对公司、股东、高管皆具有法律约束力。股东会是股东依法行使股东权利最重要的途径，同时也是股东之间、股东和经营层之间角力博弈的平台，股东会能否有效召开，并形成有效的决议是公司经营中可谓最重要的问题。特别是股东之间产生矛盾时，如果股东会不能合法召开或形成有效的决议，轻则股东会要重新召集召开决议，从而影响公司正常生产经营，重则极容易导致公司内部大战，甚至形成公司僵局。公司治理过程中如何顺利召开股东会会议是最重要，但也是最容易忽视的问题。笔者结合海辉公司法团队刚刚办结的一则典型案例，告诉您股东会会议召集中的那些要点和细节。

【案情回顾】

齐晨与林琳是夫妻关系，两人早年间共同创办了玖月影视公司致力于动画影视业发展，经过两人的不懈努力，玖月影视公司终于在动画界小有名气，引来了志同道合的朋友投资支持，至2015年，玖月影视公司分别由齐晨持股41.61%、林琳持股8.46%、秦晴持股42.17%、祝星持股7.76%，同时齐晨担任公司总经理，林琳担任公司法定代表人和执行董事职务。此后的几年，基于收益回报投资玖月影视公司的秦晴，因长久得不到投资收益，与公司创始人齐晨、林琳存在不可调和的矛盾，而股东祝星也于2017年11月过世，其继承人始终不予配合处理股权继承事宜。

为方便公司管理，执行董事林琳决定召集股东于2019年7月20日召开股东会，对执行董事换届、法定代表人更换、总经理任免等事宜作出决议。为此，林琳于2019年7月2日分别向股东秦晴的住所地、已故股东祝星的住所地邮寄了会议召开通知，派件过程中，秦晴未在住所地居住且手机关机无法联系，快递员只得于2019年7月12日退件。而祝星方亦无继承人接收快递，最终由小区门卫签收。2019年7月16日，秦晴的丈夫李铭微信联系齐晨表示其于7月15日方得知召开股东会会议的通知，股东会会议召集程序不合法，不应召开。齐晨则表示可另约时间。但股东会会议却于2019年7月20日如期召开，并在仅有林琳、齐晨（合计持股50.07%）参会的情况下，对执行董事换届、法定代表人更换、总经理任免等事宜作出决议。

秦晴对该次股东会会议的召集程序合法性提出异议，并因此起诉至法院要求撤销公司决议。本案经一审、二审审理，最终判决撤销玖月影视公司于2019年7月20日作出的股东会决议，被告玖月影视公司应于判决生效后十五日内向公司登记机关申请撤销变更登记。 

【法律分析】

根据《公司法》规定，公司股东会会议应当由董事会召集、董事长主持，如未设立董事会的由执行董事召集，且股东会会议应当于会议召开十五日前通知全体股东。本案中，玖月影视公司未设董事会，由林琳担任执行董事，其有召集股东会会议的义务，因此林琳应当于股东会会议召开前十五日向所有股东邮寄召开通知。本案的股东会决议之所以被撤销，主要是基于以下几点原因：

（1）会议召开通知的邮件未能送达股东本人。由于公司及执行董事林琳只掌握了秦晴的住所地信息，对其实际居住地并不了解，故径自向秦晴住所地邮寄了会议召开通知，但其未在住所地居住且手机关机无法联系，快递员只得退件，该次送达不成功，且秦晴的丈夫李铭明确表示其于7月15日才知晓开会事宜，明显已不满足召集程序的法定要求。

（2）未将召开股东会会议的通知向已故股东的继承人送达。公司及执行董事林琳草率地将会议召开通知邮寄至已故股东祝星生前住所地，而未通知其继承人，虽然该邮件最终被门卫签收，但也不具有送达效力，未能充分保证股东（含继承人）的知情权。

（3）齐晨与林琳系夫妻关系，其知晓秦晴方于7月15日才知道开会事宜，且已就召开股东会会议向秦晴方表示可另约时间，最终二人却仍按原定时间召开。基于齐晨与执行董事林琳的亲密关系，秦晴方主张执行董事已同意改期召开股东会会议，具有合理性，得到了法院支持。

【海辉律师提醒】

随着市场经济活力的日益迸发，行政审批手续简化，小微企业利好政策不断，越来越多的人加入到了经商营商的行列，志同道合的三五好友“白手起家”开办公司的情况屡见不鲜。但随着公司发展，股东各方的利益互相碰撞，很可能会让公司陷入治理僵局状态。

在公司各股东存在矛盾的情况下，能否顺利召开股东会会议关系到公司是否能够继续正常运转，而召集程序的合法性是公司最容易忽视的，基于本案例的情况，海辉律师提醒公司注意以下几点：

1、做好充分前期准备：公司应当完善股东信息收集工作，在股东名册中记载股东的有效送达地址、电话、邮箱、家庭情况等信息，有条件的可以要求股东签署送达地址确认书。对已过世的股东，应先行通知其继承人沟通确认继承股权事宜，如无法在召开股东会会议前达成协商，应通知继承人参与会议。

2、合法的召集权人：根据《公司法》的相关规定，有限责任公司设立董事会的，股东会会议由董事会召集，董事长主持，未设董事会的由执行董事召集和主持。因此股东会会议的召集者应为董事会或执行董事，在上述人员未履职情况下才由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持；监事会或者监事不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。因此，公司拟具股东会会议召开通知时也应当注意召集人的书写，避免被“找茬”。

3、穷尽一切通知方式：《公司法》对于通知的形式并没有明确的规定，原则上通知形式可以是书面的，也可以是口头的，或者是公告的方式，在实践中公司往往采用EMS或挂号信的方式送达通知。但为防止邮寄送达不成功，公司也应同时向股东本人确认过的电子邮箱发送邮件（勾选已读回执）、向股东本人的手机号发送通知文本及通知照片彩信，必要时电话录音确认收悉情况。司法实践中对微信群、QQ群的送达效力持有不同看法，但个人认为，通过上述方式送达亦具有补强效果。

4、明确且无遗漏地列明审议事项：股东会会议处理的可能是关系股东切身利益的事项，股东需要经过深思熟虑之后才能做出判断和决策，因此，股东会会议的召集者应该在通知中明确地披露全部审议事项，具体事项应分开列举，避免存在歧义或遗漏。

当然，除此之外，股东会会议的召开还有许多需要注意的事项，而公司的健康发展也离不开法律风险的合理规避。“多学法律少吃亏、海辉原创天天见”，海辉微信公众号会继续推送更多海辉律师原创文章为您支招，期待朋友们的关注和讨论。

（注：本文案例系海辉公司法团队代理的真实案例，文中人名、名称均为化名）