企业怎样制定和执行授权代理制度
企业的法定代表人或者负责人是企业对外的合法全权代表，其可以代表企业对外签订各种合同，并由企业承担相应的法律后果。《合同法》第50条规定：“法人或其他组织的法定代表人，负责人超越权限的以外，该代表行为有效。” 但是在企业的经营实践中，由于企业的法定代表人不可能直接参与每一份合同的签订，而常常是由业务员或其他人员代理企业负责人或者公司经理去签订合同。法人代表授权委托，是指法定代表人依法授予代理人一定的权利，代理人因此取得以法人的名义实施法律行为并使其后果直接对被代理人员发生效力的行为。实行法人代表授权代理制度，可以使合同签订人员取得合法资格，取得对方的信任，顺利签订合同，又能对公司的授权行为进行严格管理。
（一） 我国委托代理法律制度概述
1、 委托代理的法律特征
根据我国法律规定，委托代理是基于被代理人的委托授权而发生的代理。委托代理权限的获得是基于委托合同和授权行为。前者是双方民事法律行为，后者是单方民事法律行为。委托授权的形式包括头口形式和书面形式。其中书面形式称为授权代理书。授权代理书包括代理人的姓名、名称、代理事项、代理权限、代理期限，被代理人签名、盖章。在实践中，盖章的空白合同书和介绍信具有代理证书的效力。代理证书授权不明的，由被代理人和代理人承担连带责任。《民法通则》第63条第2款规定：“代理人在代理权限内，以被代理人的名义实施民事法律行为。被代理人对代理人的代理行为，承担民事责任。”由此可见，企业如果要对业务人员对外签订的合同承担法律责任，其授权代理行为应当具备了以下几个法律特征：
1）、代理行为必须是民事法律行为，事实行为和违法行为不得代理。
2）、代理人必须在代理权限内独立为意思表示。
3）、代理人必须以被代理人的名义进行活动。
4）、代理行为的法律效果直接归属于被代理人。
2、无权代理
无权代理是代理人不具有代理权所实施的代理行为。在现实中主要有未经授权所为的行为、超越代理权的行为和代理权终止后的行为这三种。企业的业务人员如果没有得到授权，或者超越代理权对外签订合同，如果企业不进行追认，该合同不对企业发生效力。无权代理本身不具有法律效力，其是否有效取决于被代理人的行为。
3、被代理人的追认权和拒绝权。追认权是指企业对于业务人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后擅自以企业名义实施的无权代理行为承认其效力，同意承受其法律后果的权利。所以，无权代理一经企业行驶追认权予以追认即转变为有权代理，该行为自始产生的法律后果皆由企业承受。拒绝权是指企业对于业务人员没有代理权、超越代理权或者代理权终止后擅自以企业名义实施的无权代理行为不予追认的权利。企业拒绝追认，意味着企业不同意承受无权代理的法律后果。
4、第三人的催告权和撤消权。催告权就是第三人告知被代理人在一定期限内就是否行使追认权予以明确答复的权利。撤消权则是指善意第三人在被代理人行使追认权之前，解除与无权代理人所为民事行为的权利。在无权代理被追认之前，善意第三人有撤消其与代理人所为民事行为的权利。而且第三人行使撤消权时，应当以通知的方式作出。第三人行使撤消权之后，被代理人就不得再追认了。但是，恶意的第三人依法丧失撤消权。
对于确定无效的无权代理所产生的后果，由无权代理人自负责任。因此使被代理人和第三人遭受损失的，无权代理人要承担民事赔偿责任。但是，如果第三人知道对方无权代理还与其实施民事行为给他人造成损失的，由无权代理人与第三人负连带责任。
5、违法代理
违法代理即代理人以被代理人的名义从事违法行为。违法代理主要使代理人滥用代理权。主要表现为自己代理、双方代理和恶意串通。前两者都是可撤消的民事行为，恶意串通指代理人和第三人恶意串通，损害被代理人利益的行为。代理行为无效，代理人和第三人负连带赔偿责任。代理人知道被委托的代理事项违法仍然进行代理活动的，或者被代理人知道代理人的代理行为违法而不表示反对的，由被代理人和代理人负连带责任。
6、表见代理
表见代理是被代理人的行为足以使善意第三人相信无权代理人有代理权，基于此信赖与无权代理人进行交易，由此造成的法律效果由被代理人承担的代理。
一般来说，构成表见代理首先存在使善意第三人相信无权代理人拥有代理权的理由。如：企业对外声明授予某人代理权，而实际上并没有授权的，知道他人以自己名义活动而不做否认表示的，将本企业的印章、业务介绍信、合同专用章、空白合同书交给他人的；授权不明的；代理权消灭后，未即使收回授权委托书；代理权消灭后没有通知第三人的。其次，第三人应为善意无过失。
企业业务人员的行为如果构成表见代理，则该法律行为对企业有效。企业应当承受该代理行为的法律后果。
（二） 授权代理制度的制定和执行
企业制定和执行授权代理制度应当注意以下几点：
1、授权代理的程序
企业的业务人员取得对外签订合同的授权必须经过一定的审批程序。企业可以根据自身经营管理的特点设置相关的审批程序。一般应当由业务部门提出，经过企业法律部门或者合同管理部门的审查，由法定代表人批准签署授权委托书。如果授权带代理事项出现变更，业应当明确变更首先。企业的合同管理部门应当每年对代理人的授权代理书进行核查，对不符合要求的代理人应当及时收回和撤消委托书。
代理人应妥善保管授权委托书，不得转借、出卖给他人；授权委托书遗失时，企业应及时登报声明作废；代理人离岗，应交回授权委托书。
2、对授权代理内容的规定
授权代理书种应对代理人和被代理人的自然状况有明确的说明。此外，企业对外签订的合同内容不同，其对外授权的范围、期限业应当不同。授权代理制度中应当针对不同的合同类型，确立不同的授权权限。如对采购部门只能授权其签订采购合同，人事部门只能授权其签订劳动合同，储运部门只能授权其签订储运合同。部门负责人和普通业务人员对外签约的权限业应当有所不同。授权代理书要填写得明确、具体、完整。
（1）明确代理人的义务
企业授权自己的业务人员对外签订协议，虽然该业务人员与企业之间时、是劳动者与用人单位的关系。但是在其接受了授权代理书之后，其作为代理人与作为被代理人的企业之间还存在代理法律关系。接受授权委托代理的员工其在代理关系中应当履行以下义务：
1）为被代理人的利益实施代理行为的义务。代理人的代理行为应当从被代理人的利益处罚，而不是从自己的利益处罚。如果员工为了自己的利益与他人恶意串通签订损害企业的协议，其代理行为就是无效的。
2）亲自代理的义务。企业之所以委托业务人员就签约事项进行代理，就是基于对该业务人员的知识、能力和信用的信赖。所以，除非非常特殊和紧急的情况，业务人员不能将该授权交由他人行使。
3）报告义务。代理人应当将处理代理事务的重要情况向被代理人报告。在签约过程中，如果出现重大变化影响企业将来的权利义务，业务人员必须及时向企业报告，而不应当擅自自主。
4）保密义务。代理在执行代理事务过程中所知晓的被代理人的商业秘密不得向外界透露。
3、介绍信的管理制度
介绍信是企业在经营活动中证明身份、介绍接洽事由等的有效证明文件。最高人民法院《关于适用（中华人民共和国民事诉讼法）如感问题的意见》规定：借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行账户的，出借单位和借用人为共同诉讼人。适用介绍信应严格遵守如下规定：
1、对使用介绍信者的身份和事由要认真审核，确保合法无误。介绍信要写明前往单位的名称、用信人的姓名、人数、事由、时间等，并由用信人在介绍信存根上签字。
2、介绍信要由编号和骑缝章，存根和发出的信的内容要一致。介绍信的存根要妥善保管，并按保密要求归档。
a）不开空白介绍信。如因特殊情况必须携带空白介绍信外出时，应首先经主管领导批准；由用信人在空白介绍信的存根上注明情况并签字；介绍信使用之后，应将实际使用情况在存根上注明。
b)用信人因情况变化没有使用介绍信时，应将开出的介绍信交回，退回的介绍信要贴在原存根处，一并归档保存。
