业务约定书（EL）的特点及制作

Engagement Letter，英文缩写为EL，是一种用于描述客户和企业间约定开展何种业务关系的协议。中文语境中，Engagement Letter通常以“业务约定书”的形式加以表述，并广泛应用于律师、会计师、审计师、顾问等提供专业服务的职业群体中。在涉外工作中，律师向客户发送业务约定书，或协助客户对海外律所发送的业务约定书进行理解、答复的情况较为常见。

业务约定书一般在律所与客户的服务关系建立时签署，对于长期客户，企业可定期（如每年度）对业务约定书进行审查、更新及重新签署；如在服务过程中工作范围发生变化或需要另行开展专项服务，也可为现有客户制作新的业务约定书。

业务约定书具有如下特点：

（1） 业务约定书的订立形式及用语的正式性可弱于书面合同，由于EL需要获得客户方合意，故一般写作时选择避免使用过于专业或正式的法律术语。但EL仍然是可以在法庭上使用的具有法律约束力的文件。

（2） EL在各方签署前不具有法律约束力。

业务约定书旨在简要、准确地对客户与企业间将要交付的服务内容、服务范围、履行服务所需的条件、截止日期及服务报酬进行约束性描述。通过制作并签订业务约定书，客户能够准确了解所购买的服务内容，服务完成时间及所需要支付的费用。业务约定书中还可以明确约定是否涉及到书面合同中未涵盖的其他费用，如客户必须单独支付的软件使用费等。同时，为防止出现“业务范围蔓延”（Scope Creep）的情况，律所需要在业务约定书中确认未来需执行的工作、设定服务范围与时间期限，并提醒客户对业务约定书中所载服务内容予以确认，避免对服务内容出现误解。

业务约定书常见条款一般为：

（1）客户信息（Engagement details）:业务约定书应明确指明客户的名称及客户代表人，并包括所有必要的客户识别信息。当客户类型为大型公司或多人客户时，留存客户识别信息非常重要。

（2）雇员信息（staff details）：业务约定书需明确指定可能参与本次服务工作的所有人员（包括但不限于律师、律师助理、律所员工等），海外律所也多会在此处列明上述参与人员的小时工资。服务开始后，律所将向指定律师发送授权委托书（Power of Attorney），

（3）服务范围（Scope of services）：此处需全面概述律所可能提供的服务范围（是否包括咨询、交易辅助服务、诉讼等）和实践领域，工作过程中存在的潜在限制及工作范围内不会提供的工作。服务范围如可能存在变更的，还需准确概括可能发生的变化及向客户列明需客户预期批准的情形。

（4）支付（Payment terms and fee structure/fees and charges）：在海外律所中，律师和任何其他可能参与案件工作的已确定工作人员的小时工资均会在此处列明，此条款中还可能涉及其他需客户负责的费用。其他费用一般会存在对计费程序和结构的描述以供客户核查，如计费时间，可接受的付款方式等。如书面服务合同中约定违约条款的，可在约定书中补充概述延迟或未支付款项的责任，以及服务关系结束的情形。

（5）责任（Liability）：业务约定书还应当对必要的责任进行概述，包括律所和客户双方的责任，及双方发生争议时应当遵循的程序（常见于对服务费用清单中列明的费用的争议）

（6）服务期限（service terms）：业务约定书可指定提供服务的具体期限，或对本协议视为终止的条款进行概述。

（7）后续步骤（Next steps）：鉴于海外律所通常使用邮件发送业务约定书，此处多是对签订业务约定书及后续约定书生效的条件进行指引。

在诉讼进程中，根据《中华人民共和国民事诉讼法》第二百六十四条的规定，在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后，才具有效力。故在民事诉讼中，如涉及上述人员，选择使用境内律所通用格式的授权委托书流程较为简化；但在非诉讼业务中，业务约定书的拟定、使用及审查作为业务开展前的前置步骤，需要根据客户及业务的特殊需求进行制作。

以客户为中心的良好关系是任何企业成功的关键，对于律所来说尤其重要。使客户体验到积极反馈的方法之一是建立明确的业务约定及展望，以便使客户直接了解业务的概况。一份可靠的业务约定书从业务开始就能够以书面形式详细说明上述概况，并对业务范围进行明确约束，以带来更便捷、积极的客户体验。此外，它有助于减少律师沟通不畅或承担责任的可能性。