企业合同法律风险防范
合同对于企业而言至关重要,是企业生存和发展必须审慎对待的。可以说,一个企业合同风险规避的越好,则发展的愈好;反之,则企业难以为继,甚至走向死胡同。市场经济归根到底是市场经济,而市场经济从很大层面上讲又是合同经济,企业作为市场经济的最重要的主体,不可不审慎的对待合同,规避合同法律风险。那么合同风险应如何防范呢?该从哪些方面着手呢?
一、合同磋商过程中的风险防范
合同的风险从合同磋商和谈判伊始就伴生了,可谓风险贯穿在合同的谈判,缔结,履行的全过程中。而把控好合同磋商过程的中的风险无疑是合同风险防范的首要工作。
(一)客户资质审核
合同磋商谈判必然牵扯到对方企业,那么严格审核客户资质是必不可少的工作,审核工作一般包括以下内容:客户工商登记信息考察、企业规模、信誉等等。这些都关乎日后合同的履行,如若因工作疏漏与资质很差的客户签订合同,则难免日后产生合同履行过程中不必要的法律风险,徒生法律争端。除此,一般而言合同磋商谈判客户会委托相关人员前来进行,这就需要严格审核所来人员是否确系客户方人员,可从以下几方面审查:授权委托书,劳动合同、营业执照和组织机构代码证等等。当然,合同金额巨大的情况下,为了保险起见甚至可以到客户所在地进行实地考察,以保完全。
(二)明确客户谈判意图,重视与客户的沟通
兵法云“知己知彼百战不殆”,合同磋商谈判亦如此。了解客户的真实目的,取得起草合同的基础资料,做好充分的准备工作;同时也要积极的与客户方沟通想法,交换意见,以达致最大的平衡,降低法律风险。
二、合同起草过程中的风险防范
合同起草之前一定要将合同结构了然于胸,合同结构是合同的脉络,熟知脉络方可完善布局,填充合同内容。一般而言,合同结构包括合同名称与编号、合同主体、合同序言、合同正文、合同附则、合同签署栏、合同附件。以下就重点结构一一阐述。
(一)合同名称及编号
合同名称务求精准,一则是企业形象气质及专业度的体现;二则也避免日后出现纠纷产生不必要的扯皮。实务中,经常出现合同名称与内容不一致的现象,而“揭开合同面纱”的工作就落到了法官、仲裁员和律师的肩上了。而合同编号则主要为便于日后的管理和识别,但应避免被不良理解与利用。
(二)合同主体
合同主体即签订合同的两方面,合同主体的选择和审核已于上文详尽阐明,此处不赘述。
(三)合同序言
合同序言往往不被企业重视,但从某种层面上讲,序言部分可以填补合同的漏洞。除此,一般合同签订的背景、环境缔约目的往往也会在序言部分阐明,这样便于合同的阅读和掌握。序言部分应避免援引法律名称错误,缔约动机不明确,主体混淆等疏漏。
(四)合同正文
合同正文的撰写要注意把握以下几方面:主题细分原则,即要将合同内容分割成若干主题,便于内容的安排及理解和使用;各主题之间应条理清晰,分割合理;注意合同履行中的时间顺序或者先后顺序。注意合同内容的合法性,应注意不违反法律、行政法规中的强制性规定,不违反公序良俗原则等。须知,合同违法将可能导致交易不能实现,合同目的落空的后果。合同正文一般包括标的、价格、质量标准、付款、保密、违约及争议解决等几方面条款。
合同标的的条款一般须注意可能、确定及合法,可以为现有物、也可以为将来物、己物或他物均可;价格条款要注意金额与合同审批表一致、确保计算准确、还要注意大小写一致,细节方面不可忽视;质量条款是合同必须的的,须确保标准清晰明朗、确定质量审核主体、验收程序及验收文件的签署以及产生质量问题的应对方案;付款条款要确定预付款或首付款比例,注意区分预订金、订金和定金的区别,质保金的留取比例以及违反质保义务的后果处理,延迟付款的责任;违约责任是非常重要的预防条款,也给予了合同双方自由约定的空间,很多企业对违约责任的条款草草约定,不具有操作性,违约责任的约定要与合同义务一一对应,且责任承担不能违反法律规定;争议解决条款也给予了当事人双方约定的自由空间,争议解决条款要明确是仲裁或者审判,若是仲裁则要明确仲裁的选择,对管辖地的约定不能超越法律规定的五种。
(五)合同附则
合同附则一般内容包括合同用语解释、合同效力、合同变更补充、合同份数及保存、合同公证见证、联系方式及提示说明等。附则虽不是正文,但却是完整的合同必不可少的。以上附则内容不能缺少,否则都会引起不必要的纠葛,甚至引发诉讼风险。
(六)合同签署栏
合同签署栏要注意以下方面:列明附件序号及名称,在列签署栏;要写:“以下为合同签署栏/无正文”,以免产生伪造合同内容的风险;注意合同签署主体名称的全面、准确详尽;注意明确签约时间地点。
三、签约过程中的法律风险防范
合同按照以上内容起草后,经过几番修改完善后将安排签约,签约过程中的法律风险亦不可不防,否则一旦签约出现问题则合同目的落空,一切努力功亏一篑。
合同双方都是企业的,则必须要盖公司印章,而不可为了图省事由代理人签字。单页合同盖章方面问题倒不大,但页数较多的合同一定要标明页码,并盖骑缝章,不给任何一方伪造合同内容的空间。合同的附件作为一个完整的合同必不可少的组成部分,也需盖章,多页数的附件也同样要盖骑缝章。
四、合同管理
签订合同的最终目的是为了实现合同目的,使合同双方利益平衡。但实现履约中总会存在各种违约的事情发生,为了防范日后客户违约以减少损失,则必须注重合同的管理工作。有条件的公司会聘有专职的法务,负责合同事务的管理。若没有专职法务,也应安排专职人员负责此项工作。合同管理应注意按照合同编号分门别类管理,将合同与对应的送货单据、发票底根及付款凭据、对账单归并一起装卷管理。已经履行完毕,且款项全部回款的即行封存,对于未回款的或者有潜在纠纷的应适时跟踪,并且要注意诉讼时效的问题,适时的采取法律手段实现合同目的。
合同法律风险无时不在,企业务须重视合同风险的防范。企业在合同的磋商谈判、起草及履行过程中需按照本文所详细阐述的要求一一审核复查,确保万无一失。